在如今的快节奏生活里,有效地管理电子邮件至关重要,无论你是忙碌的工作人士、还是普通的用户,电子邮箱管理都是一件必不可少的任务。Outlook 作为一个被广泛使用的电子邮件客户端之一,它提供了大量的旨在提高工作效率和组织能力的功能。因此,在这篇文章中,我们将介绍一些管理 Outlook 的技巧,以帮助大家更好的掌握收件箱。
如何使用 Outlook 有效管理收件箱?
对于一个被投入使用的邮箱而言,你可能会获取到大量的邮件内容,当然,这些内容有有价值的、自然也包括有无用的,对于这些混杂在一起的邮件,我们向你给出以下建议:
1、设置规则和警报
- 创建规则自动将特定发件人或主题的邮件移动到指定的文件夹
- 设置警报提醒你某些类型的邮件已到达收件箱
进入 Outlook 邮箱(https://outlook.live.com/mail/0/)。
点击右上角齿轮标识,展开设置:
![](https://pandatools.org/wp-content/uploads/2024/06/image-377.png)
找到设置中的【邮件】-【规则】-【添加新规则】:
![](https://pandatools.org/wp-content/uploads/2024/06/image-382-1024x366.png)
我们可以对规则的名称、条件、以及操作进行自定义,例如邮件正文中包含广告二字的,一律进行直接删除操作。规则制定完成后,记得点击右下角【保存】:
![](https://pandatools.org/wp-content/uploads/2024/06/image-383.png)
2、使用文件夹组织邮件
- 创建自定义文件夹来组织和存储不同主题的邮件
- 为重要的联系人或项目创建单独的文件夹
进入 Outlook 邮箱(https://outlook.live.com/mail/0/)。在左侧侧边栏内即可看到【新建文件夹】按钮(如果你的页面内没有这个侧边栏,可先点击主页左侧的三条横线标识按钮,召唤出侧边栏):
![](https://pandatools.org/wp-content/uploads/2024/06/image-385.png)
3、清理和归档邮件
- 定期清理垃圾邮件和不需要保存的邮件
- 将历史邮件归档到单独的文件夹或 Outlook 数据文件
进入 Outlook 邮箱(https://outlook.live.com/mail/0/)。对于收件箱内的邮件,可直接点击上方菜单栏内的【存档】:
![](https://pandatools.org/wp-content/uploads/2024/06/image-387-1024x315.png)
存档成功后,即可在左侧侧边栏内【存档】分区查看:
![](https://pandatools.org/wp-content/uploads/2024/06/image-386.png)
4、优先处理重要邮件
- 将重要邮件标记为”标志”或”重要”
- 将其他次要邮件移动到其他文件夹
进入 Outlook 邮箱(https://outlook.live.com/mail/0/)。对于收件箱内的重要邮件,可直接点击上方菜单栏内的【标记/取消标记】、【固定/取消固定】,进行标记或置顶;除此之外,也可以通过左侧的快捷按钮直接进行标记或置顶:
![](https://pandatools.org/wp-content/uploads/2024/06/image-388-1024x301.png)
5、利用搜索功能
- 使用 Outlook 的搜索功能快速查找特定邮件
- 保存常用的搜索查询以便重复使用
进入 Outlook 邮箱(https://outlook.live.com/mail/0/)。点击最上方的搜索框,即可进行初步简单的搜索;点击搜索框内右侧的三个横线标识按钮,即可下拉进行更精确的高级搜索,你可以在此处锁定人物、关键字、日期,进行筛选:
![](https://pandatools.org/wp-content/uploads/2024/06/image-389-1024x526.png)
6、关注并清理收件箱
- 每天花一些时间查看并处理收件箱中的新邮件
- 养成定期整理和清理收件箱的习惯
总结
掌握 Outlook 中整理电子邮件的技巧可以改变你的电子邮件管理方法,使你的沟通更有效,工作流程更有条理。对任何 Outlook 的用户而言,我们都希望这篇文章可以给予到大家帮助,如果你还有关于整理邮件方面的问题,欢迎给我们留言。
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作者:竹子君
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